Bagaimana menjadi resepsionis yang baik?

Gambar

MENJADI RESEPSIONIS YANG BAIK

images

Resepsionis adalah orang yang bertugas menerima tamu (di suatu perusahaan, hotel, dan kantor). Resepsionis biasanya ditempatkan dibagian depan kantor, ini bertujuan agar tamu yang datang mudah mengetahui cara yang mudah untuk mencari informasi dan juga sebagai gambaran dari suatu perusahaan.

Di suatu perusahaan biasanya terdapat sekretaris yang juga menjadi resepsionis untuk pimpinannya. Tetapi diperusahaan besar biasanya terdapat seseorang khusus yang menjadi resepsionis perusahaan.

Citra perusahaan juga ditentukan oleh resepsionis, meskipun banyak juga faktor lain yang menentukan. Tapi ketika pertama tamu melihat perusahaan dan berkomunikasi dengan resepsionis. Resepsionis tidak hanya harus berwajah cantik, tubuh tinggi semampai, tetapi juga pengetahuan, sikap yang matang dan perilaku yang baik dan benar. Berikut ini adalah hal yang perlu diperhatikan resepsionis ketika menemui tamu/klien:

  1. Jangan terlalu lama membuat tamu menunggu
  2. Memberi salam dan menegur tamu dengan ramah, sopan dan menanyakan keperluan tamu serta     mempersilahkan tamu mengisi kartu atau buku tamu.
  3. Perhatikan kepentingan-kepentingan tamu perusahaan. Jika orang yang hendak ditemui tidak ada atau sedang pergi, tanyakan apakah dia bersedia menunggu (membuat tamu merasa senang apabila terpaksa harus  menunggu)
  4. Apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan dengan baik dan jangan sampai menyinggung tamu
  5. Memberikan perhatian kepada setiap tamu dan  segera mengambil keputusan apabila tamu disalurkan ke bagian lain.
  6. Dapat mengarahkan tamu, memberi informasi yang dibutuhkan dan membantu pimpinan dalam melayani serta membuat perjanjian dengan tamu
  7. Sebagai penerima tamu harus dapat menjaga pembicaraan dan  mengerti tentang apa yang boleh dan tidak boleh untuk dibicarakan dengan tamu
  8. Hindari mengunyah permen karet atau makanan kecil saat menghadapi tamu atau saat menerima telepon.
  9. Hindari bergerombol dengan teman kerja anda di meja resepsionis, apabila untuk keperluan yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan.
  10. Menyingkirkan barang-barang yang tidak berhubungan dengan pekerjaan di meja kerja.
  11. Hindari mondar-mandir di ruang tamu dengan sandal atau penampilan yang tidak rapi.
  12. Hindari mengobrol atau bergosip dengan teman kerja anda.

Syarat – syarat menjadi resepsionis yang baik :

  1. KETERAMPILAN 

a.    Keterampilan teknis

Dalam melayani tamu seorang resepsionis harus memiliki kemampuan menggunakan alat-alat pendukung yang ada di meja kerjanya, seperti cara menggunakan komputer dan softwaremya, juga cara menggunakan telepon dan menghubungkanya ke pihak yang bersangkutan di perusahaannya. Mengetahui pengetahuan tentang struktur organisasi dan denah perusahaan.

b.   Keterampilan pribadi Lanjutkan membaca

Iklan