Bagaimana menjadi resepsionis yang baik?

Gambar

MENJADI RESEPSIONIS YANG BAIK

images

Resepsionis adalah orang yang bertugas menerima tamu (di suatu perusahaan, hotel, dan kantor). Resepsionis biasanya ditempatkan dibagian depan kantor, ini bertujuan agar tamu yang datang mudah mengetahui cara yang mudah untuk mencari informasi dan juga sebagai gambaran dari suatu perusahaan.

Di suatu perusahaan biasanya terdapat sekretaris yang juga menjadi resepsionis untuk pimpinannya. Tetapi diperusahaan besar biasanya terdapat seseorang khusus yang menjadi resepsionis perusahaan.

Citra perusahaan juga ditentukan oleh resepsionis, meskipun banyak juga faktor lain yang menentukan. Tapi ketika pertama tamu melihat perusahaan dan berkomunikasi dengan resepsionis. Resepsionis tidak hanya harus berwajah cantik, tubuh tinggi semampai, tetapi juga pengetahuan, sikap yang matang dan perilaku yang baik dan benar. Berikut ini adalah hal yang perlu diperhatikan resepsionis ketika menemui tamu/klien:

  1. Jangan terlalu lama membuat tamu menunggu
  2. Memberi salam dan menegur tamu dengan ramah, sopan dan menanyakan keperluan tamu serta     mempersilahkan tamu mengisi kartu atau buku tamu.
  3. Perhatikan kepentingan-kepentingan tamu perusahaan. Jika orang yang hendak ditemui tidak ada atau sedang pergi, tanyakan apakah dia bersedia menunggu (membuat tamu merasa senang apabila terpaksa harus  menunggu)
  4. Apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan dengan baik dan jangan sampai menyinggung tamu
  5. Memberikan perhatian kepada setiap tamu dan  segera mengambil keputusan apabila tamu disalurkan ke bagian lain.
  6. Dapat mengarahkan tamu, memberi informasi yang dibutuhkan dan membantu pimpinan dalam melayani serta membuat perjanjian dengan tamu
  7. Sebagai penerima tamu harus dapat menjaga pembicaraan dan  mengerti tentang apa yang boleh dan tidak boleh untuk dibicarakan dengan tamu
  8. Hindari mengunyah permen karet atau makanan kecil saat menghadapi tamu atau saat menerima telepon.
  9. Hindari bergerombol dengan teman kerja anda di meja resepsionis, apabila untuk keperluan yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan.
  10. Menyingkirkan barang-barang yang tidak berhubungan dengan pekerjaan di meja kerja.
  11. Hindari mondar-mandir di ruang tamu dengan sandal atau penampilan yang tidak rapi.
  12. Hindari mengobrol atau bergosip dengan teman kerja anda.

Syarat – syarat menjadi resepsionis yang baik :

  1. KETERAMPILAN 

a.    Keterampilan teknis

Dalam melayani tamu seorang resepsionis harus memiliki kemampuan menggunakan alat-alat pendukung yang ada di meja kerjanya, seperti cara menggunakan komputer dan softwaremya, juga cara menggunakan telepon dan menghubungkanya ke pihak yang bersangkutan di perusahaannya. Mengetahui pengetahuan tentang struktur organisasi dan denah perusahaan.

b.   Keterampilan pribadi Lanjutkan membaca

Iklan

HOW TO BE A GOOD TELEPHONE RECEIVER & PHONE CALLER ?

Standar

HOW TO BE A GOOD TELEPHONE RECEIVER & PHONE CALLER ?

CARA & ETIKA KETIKA MENJAWAB TELEPON DAN MENELPON DI KANTOR

Dalam kehidupan sehari- hari, tidak dapat dipungkiri kita selalu berkomunikasi dengan banyak orang. Salah satu bentuk komunikasi yang menghubungkan ketika dua orang atau lebih tidak dalam satu ruangan adalah pesawat telepon. Telepon adalah alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan suara, terutama pesan dalam bentuk percakapan – (Wikipedia).

Dan dalam dunia perkantoran, berkomunikasi menggunakan pesawat telepon adalah hal yang sering dilakukan. Baik dengan pihak intern perusahaan (pimpinan perusahaan, pihak difisi, karyawan lain) dan pihak ekstern perusahaan (kreditur, investor, customer, klien). Untuk itu perlu diketahui cara dan etika ketika bertelepon, baik ketika menerima telepon dan  menelpon.

Berikut ini adalah urutan ketika seseorang telephone receiver menerima telepon yang masuk di perusahaannya :

KETIKA TELEPON BERDERING

images

1. Sebaiknya sudah menyiapkan kertas dan pena di dekat pesawat telepon

Kertas dan pena diperlukan agar penerima telepon tidak kelabakan ketika ada pesan dari penelepon yang perlu catatan. Kurang tepat jika penerima telepon meminta penelepon menunggu karena penerima telepon akan mencari kertas dan alat tulis dulu. Apalagi penelepon harus menunggu lama untuk itu. Terlebih lagi jika penelepon menelepon dari luar kota atau luar negeri, hal itu bisa memboros pengeluaran penelpon melalui besar pulsa yang terbuang. Menyediakan kertas dan pena di dekat telepon adalah bagian dari courtesy, dan juga profesionalisme penerima telepon.

2. Berkonsentrasi

Tingkat konsentrasi kita akan berpengaruh pada alur percakapan dan jawaban yang kita berikan. Persoalan diluar topik ditelepon sebaiknya disimpan dahulu. Jika seseorang tidak konsentrasi, bisa jadi jawaban yang diberikan tidak beraturan. Sehingga bisa berakibat: salah pesan, salah pengertian, dan salah paham. Jika hal tersebut terjadi, maka akan berdampak lebih besar

3. Mengangkat dengan segera ketika telepon berdering, jangan sampai lebih dari tiga kali dering.

Hal ini akan berpengaruh pada image perusahaan dari berapa kali rata-rata karyawannya mengangkat telepon yang telah berdering. Setidaknya hal ini menunjukan indikasi suatu perusahaan

4.  Mengangkat gagang telepon dengan hati-hati
Lanjutkan membaca